Hourensou là một phương pháp giao tiếp đặc trưng trong doanh nghiệp Nhật Bản rất đơn giản nhưng hiệu quả đặc biệt là trong quá trình làm việc nhóm, giúp các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn, ít xảy ra sai sót, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Hourensou là chữ viết tắt của ba từ:

Houkoku (報告): Báo cáo.

Renraku (連絡): Liên lạc.

Soudan (相談): Thảo luận.

Trình tự của nguyên tắc Hourensou là: Báo cáo - Liên lạc - Thảo luận.

Houkoku (報告): Báo cáo.

Báo cáo ngắn gọn tình huống mình đang gặp phải, tình trạng của vấn đề cho người lãnh đạo có quan hệ gần nhất như trưởng nhóm, trưởng phòng,...

Hướng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đã xử lý đến đâu, định xử lý như thế nào,…Nếu có nhiều hướng giải quyết thì báo cáo lại để cấp trên lựa chọn hướng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ theo hướng giải quyết đó.

Đối với mọi công việc, báo cáo luôn là một nhiệm vụ cần thiết. Việc chủ động báo cáo sẽ khiến sếp cảm thấy an tâm hơn về tiến độ công việc bạn đang đảm nhận cũng như rèn luyện được sự tự giác mà không cần phải nhắc nhở.

Renraku (連絡): Liên lạc.

Việc liên lạc nhằm mục đích báo cáo tình hình công việc cho những người có liên quan khi có vấn đề phát sinh.

Với những việc đơn giản hay cấp bách thì có thể liên lạc bằng miệng, fax, điện thoại,…và lưu ý là chỉ nói những điểm cần thiết của vấn đề. 

Khi bạn cần liên lạc với nhiều người thì có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin công ty để thông báo đến mọi người. 

Đối với những việc có tính bảo mật, phức tạp hay có nhiều nội dung phải truyền tải thì nên sử dụng văn bản để liên lạc để mọi người có thể nắm bắt kỹ càng, không bỏ sót thông tin.

Soudan (相談): Thảo luận.

Khi đã báo cáo tình hình vấn đề, liên lạc với những thành viên có liên quan mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết, thì lúc này mọi người sẽ cùng họp với nhau, bàn bạc để tìm ra cách giải pháp tốt nhất.

Trong môi trường làm việc cùng nhau, không có ai là có kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi và đóng góp ý kiến lẫn nhau chính là đưa ra một cái nhìn khác cho vấn đề. Và điều quan trọng của buổi thảo luận là chọn ra được phương án tối ưu cho vấn đề gặp phải.

Bài viết được tổng hợp và biên soạn bởi đội ngũ OCA - hourensou là gì.